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COVID-19 Guide de gestion de crise : comment gérer l'impact sur les entreprises ?

 Avant de commencer votre lecture, on vous prend 5 petites minutes de votre temps pour répondre à ce questionnaire :

https://www.survio.com/survey/d/D9F5H8R1Q7L6S1N7J

MERCI BEAUCOUP ! 

                                                  

Mises à jour règulières, au rythme de l'actualité ! 

ACTE I : MES SALARIES PEUVENT-ILS CONTINUER DE TRAVAILLER ?

SCENARIO 1 : LES RESIDENTS LUXEMBOURGEOIS

Nous vous rappelons que la circulation sur la voie publique de toute personne physique est interdite sauf dans les cas suivants : 

  • Acquisition de produits de première nécessité (denrées alimentaires / produits pharmaceutiques / produits agricoles, viticoles, horticoles et sylvicoles).
  • Déplacement vers les structures de santé 
  • Déplacement vers le lieu de travail pour l’exercice de l’activité professionnelle 
  • Assistance et soins aux personnes âgées, personnes mineurs, aux personnes dépendantes, aux personnes handicapées et aux personnes particulièrement vulnérables
  • Déplacements permettant d’assurer les droits de visite et d’hébergement et les gardes alternées d’enfants
  • Les déplacements liés aux besoins essentiels des animaux domestiques 
  • Les déplacements vers les organismes de sécurité sociales en cas d’urgence 
  • Les déplacements vers les Institutions financières et d’assurance ainsi que vers les services postaux en cas d’urgence
  • En raison d’un cas de force majeure ou d’une situation de nécessité 

Les activités de loisirs (promenade, jogging…) sont autorisées, mais uniquement à titre individuel ou entre personnes qui cohabitent, sans aucun rassemblement. 

 La police grand-ducale sanctionnera le non-respect de ses règles. 

 

  • PEUVENT-ILS CONTINUER DE VENIR TRAVAILLER ? 

Les entreprises dont l’activité est considérée comme essentielle pour le maintien des intérêts vitaux de la population et du pays doivent continuer leur activité et de ce fait leurs salariés sont tenus, dans la mesure du possible, d’être présents sur leur lieu de travail, et peuvent aller jusqu’à refuser les demandes de congés payés des salariés pour ces motifs. On entendra par activité essentielle les activités suivantes : 

  • les services publics nécessaires au bon fonctionnement de l’État,
  • la production et la distribution d’énergie et de produits pétroliers ;
  • le secteur de la santé avec les activités hospitalières et les laboratoires d’analyses médicales ;
  • le secteur de l’alimentation ;
  • la production et la distribution de l’eau ;
  • la collecte et le traitement des eaux usées ;
  • l’enlèvement et la gestion des déchets ;
  • les transports publics ;
  • les services postaux et de télécommunication
  • les services de gardiennage, de sécurité, transports de fonds et de nettoyage.
  • les activités essentielles liées au fonctionnement du secteur financier et du secteur de l’assurance et de la réassurance
  • les systèmes d’échange, de paiement et de règlements des instruments financiers.

A l’inverse le gouvernement a décidé l’arrêt total de certaines activités. En effet, toutes les activités commerciales (y compris les commerces situés dans les galeries marchandes des surfaces commerciales) et les activités artisanales (y compris les auto-écoles, les instituts de beauté, les coiffeurs), qui accueillent un public sont interdites.

Les activités de nature culturelle, sociale, festive, sportive et récréative sont suspendues. Les aires de jeux sont fermées. Les établissements relevant des secteurs culturel, récréatif, sportif et HORECA restent fermés (musées, bars, restaurants, cinémas, cafés, discothèques, bibliothèques, piscines, salles de sport, etc.). Ainsi que les chantiers de construction et les établissements scolaires et autres centres de formations.

  • PEUVENT-ILS EXERCER UN DROIT DE RETRAIT ?

 Non, le droit de retrait n’existe pas en droit Luxembourgeois. Le salarié ne peut par simple crainte du coronavirus ne pas se présenter au travail. Auquel cas en l’absence de justification de son absence le salarié pourra être considéré comme ayant abandonné son poste de travail. L’employeur pourra ainsi prendre les sanctions nécessaires. 


SCENARIO 2 : LES FRONTALIERS BELGES

Suite à la crise sanitaire, le Luxembourg a besoin de garder ses travailleurs frontaliers et notamment belges, mais comment ? 

  • PEUVENT-ILS TRAVERSER LA FRONTIERE ?

Oui, le Luxembourg n’a pas et ne fermera pas ses frontières, ceci pour des raisons de sauvegarde de son économie et de son système de santé. Ainsi le Luxembourg, pour faciliter l’entrée des travailleurs belges au Grand-Duché vis-à-vis des contrôles aux frontières met à disposition un certificat. 

  • QUELLES SONT LES FORMALITES ?

En effet, le Luxembourg a mis en place un certificat prouvant la nécessité de traverser la frontière pour les travailleurs frontaliers résidant en Belgique. Ce certificat sert de preuve pour justifier la nécessité de traverser la frontière dans le cadre de la relation de travail et ainsi être exemptés des restrictions sur les passages frontaliers entre les deux pays.  Lien vers le certificat ci-après. https://gouvernement.lu/dam-assets/documents/actualites/2020/03-mars/form-be.pdf

  • PEUVENT-ILS REFUSER DE SE PRESENTER SUR LE LIEU DE TRAVAIL ?

Non, sauf justificatif valable à savoir mise en quarantaine par l’organisme sanitaire compétent belge et remise d’un certificat dans ce sens. Congés raisons familiales en ayant informé l’employeur et la CNS. Ou encore demande de télétravail validée par l’employeur. 

  • PEUVENT-ILS TELETRAVAILLER ? QUELS SONT LES EFFETS SUR LEUR FISCALITE ET LEUR AFFILIATION A LA SECURITE SOCIALE ? 

Le frontalier belge peut télétravailler. 

En principe, les frontaliers belges peuvent télétravailler depuis la Belgique pendant un maximum de 24 jours, hors de son État d’activité habituel, tout en restant imposable dans cet État. 

Les autorités belges et luxembourgeoises estiment que la situation actuelle liée au coronavirus constitue un cas de force majeure, pour lequel aucun jour n’est à comptabiliser au titre de la règle des 24 jours. Dès lors, il a été convenu qu’à partir du samedi 14 mars 2020, les résidents belges salariés au Luxembourg peuvent travailler à distance sans limite. Cette mesure est applicable jusqu’à nouvel ordre.

En matière de sécurité sociale, la Sécurité Sociale Belge n’a pour le moment effectuée aucune avancée dans ce sens et les limites jusqu’à présent applicable le restent encore. Ainsi le frontalier belge qui serait occupé plus de 25% de son temps de travail sur le territoire belge serait tenu de payer ses cotisations sociales en Belgique pour les jours de présence en Belgique. Par ailleurs il perdrait les droits ouverts en matière de sécurité sociale luxembourgeoise et notamment son droit aux prestations familiales si elles lui étaient accordées. 


SCENARIO 3 : LES FRONTALIERS ALLEMANDS

En raison de la crise actuelle liée au Covid-19, les contrôles à la frontière luxembourgo-allemande se sont multipliés. 

  • PEUVENT-ILS TRAVERSER LA FRONTIERE ?

Les résidents allemands ayant une occupation professionnelle sur le territoire luxembourgeois peuvent continuer leur navette entre les deux pays mais à condition d’être en possession d’un certificat d’autorisation de déplacement. 

  • QUELLES SONT LES FORMALITES ?

La police fédérale allemande a établi un certificat pour les frontaliers allemands, ce certificat doit être placé derrière le pare-brise de manière clairement visible. Celui-ci servira donc de preuve de la nécessité de franchir la frontière allemande pour se rendre sur son lieu de travail et continuer son exercice professionnel. Lien ci-après (N°1)

Le certificat initialement délivré par le Luxembourg (lien N°2 ci-après) reste toutefois valable et reconnu par la police grand-ducale ainsi que leurs homologues allemands.                                  

N°1 https://gouvernement.lu/dam-assets/documents/actualites/2020/03-mars/Zertifikat-Berufspendler-Nachweis-Notwendigkeit-Grenzuebertritt.pdf.                                                           N°2 https://www.horesca.lu/uploads/files/zertifikat-berufspendler-nachweis-notwendigkeit-grenzuebertritt.pdf

  • PEUVENT-ILS REFUSER DE SE PRESENTER SUR LE LIEU DE TRAVAIL ?

Comme pour les frontaliers belges, le frontalier allemand est tenu de se rendre sur son lieu de travail, faute de quoi il serait purement et clairement en absence injustifiée, car ici encore, le droit de retrait ne s’applique pas en droit luxembourgeois.  

  • PEUVENT-ILS TELETRAVAILLER ? QUELS SONT LES EFFETS SUR LEUR FISCALITE ET LEUR AFFILIATION A LA SECURITE SOCIALE ? 

L’Allemagne n’a réalisé aucune avancée en matière de télétravail pour ses ressortissants qui sont actuellement occupés depuis chez eux dans le cadre de cette crise. 

Partant de ce postulat, les frontaliers allemands qui auraient atteint le seuil des 19 jours d’occupation sur le territoire allemand sont redevables fiscalement auprès de l’Allemagne pour les jours d’occupation sur le territoire allemand. 

Il en est de même pour la question de l’affiliation qui en principe, et comme les frontaliers belges, continue l’application de la limite des 25% et tout dépassement induirait une affiliation en Allemagne pour le télétravailleur allemand. 

 

SCENARIO 4 : LES FRONTALIERS FRANÇAIS 

Le Luxembourg a besoin de ses frontaliers français et notamment dans le cadre du maintien de son activité médicale, du fait que 70% de son personnel dans ce secteur sont des résidents français. Il est de ce fait vital pour le Grand-Duché de permettre la présence sur le territoire de ces travailleurs. 

De nombreuses solutions ont d’ailleurs été proposées aux travailleurs du secteur de la santé et notamment la prise en charge par l’État de leur frais de logement (Hôtel par exemple) ainsi que ceux de leur famille proche. Toute cela dans le but de maintenir et garantir un service de santé optimal.

  • PEUVENT-ILS TRAVERSER LA FRONTIERE ?

Les frontaliers français peuvent traverser la frontière s’ils sont en mesure de présenter un certificat de nécessité de traverser la frontière. A défaut de disposer de ce certificat, la circulation vers et sur le territoire luxembourgeois pourrait leur être refusée. 

  • QUELLES SONT LES FORMALITES ?

Pour faciliter l'entrée des travailleurs frontaliers en provenance de France au Luxembourg, le gouvernement luxembourgeois a délivré un certificat attestant la relation de travail avec le salarié. Le certificat doit être rempli et signé par l'employeur. 

Ainsi, sur présentation de ce certificat, accompagné du justificatif de déplacement professionnel (document du gouvernement français) à remplir une seule fois par l'employeur, les travailleurs frontaliers résidant en France seront exemptés des restrictions sur les passages frontaliers entre la France et le Luxembourg. Lien vers les documents ci-après.                    

https://gouvernement.lu/dam-assets/documents/actualites/2020/03-mars/certificats-france/Justificatif-de-deplacement-professionnel.pdf https://gouvernement.lu/dam-assets/documents/actualites/2020/03-mars/certificat-frontaliers.pdf

  • PEUVENT-ILS REFUSER DE SE PRESENTER SUR LE LIEU DE TRAVAIL ?

Non, le frontalier français ne peut pas refuser de se présenter sur son lieu de travail. Un salarié non couvert par un certificat d’incapacité de travail se place en absence injustifiée. 

Attention, l’employeur doit respecter son obligation de sécurité et santé à l’égard de ses salariés et faire notamment attention à ses salariés dits vulnérables face à l’épidémie.  

  • PEUVENT-ILS TELETRAVAILLER ? QUELS SONT LES EFFETS SUR LEUR FISCALITE ET LEUR AFFILIATION A LA SECURITE SOCIALE ? 

Le frontalier français peut télétravailler. Cependant, l’employeur n’a aucune obligation de faire droit à une telle demande du salarié. Par contre, en se basant sur l’obligation légale d’assurer la sécurité et la santé des salariés dans tous les aspects liés au travail, l’employeur peut imposer le télétravail de manière préventive, aux salariés dont la nature du travail le permet. Pour introduire cette nouvelle forme de travail dans l’entreprise, l’employeur doit respecter la règlementation habituelle c’est-à-dire : conclure un avenant au contrat de travail, ainsi qu’informer/consulter la délégation du personnel. C’est pourquoi RH expert vous accompagne dans cette démarche et peut vous fournir les documents nécessaires (avenant au contrat de travail ainsi qu’un accord collectif permettant le recours au télétravail pour des raisons objectivement motivées par des mesures de précaution dans le cadre de la lutte contre le coronavirus qui sera signé conjointement avec la délégation du personnel).

En principe, les frontaliers français peuvent télétravailler depuis la France jusqu'à 29 jours au profit de leur employeur luxembourgeois sans que la rémunération afférente ne soit imposée en France. Les autorités françaises et luxembourgeoises estiment que la situation actuelle liée au coronavirus constitue un cas de force majeure. Dès lors, il a été convenu qu’à partir du samedi 14 mars 2020, les résidents français salariés au Luxembourg peuvent travailler à distance sans limite. Cette mesure est applicable jusqu’à nouvel ordre.

Une note de la Direction de la Sécurité Sociale permettrait également de télétravailler plus de 25% de son temps sans changer d’affiliation. 

Ainsi il faudra retenir qu’un accroissement du temps passé sur le territoire français dû au recours accru au télétravail (habituellement limité à 25 %) n’aura pas d’impact en matière de couverture sociale : le salarié frontalier continuera de jouir de la sécurité sociale de son État d’activité.


SCENARIO 5 : LES MESURES EXCEPTIONNELLES PRISES PAR LE GOUVERNEMENT

L'état a prévu l'augmentation de la durée maximale de travail durant la période de crise. 
Dès lors qu'une entreprise fait partie des secteurs définis (ceux qui sont obligés de garder leurs activités ouvertes car considérés comme essentiels), elle peut faire travailler ses salariés 12 heures par jour et 60 heures par semaine. Cette dérogation s'applique uniquement pendant la période de crise

L'employeur doit établir une demande détaillée et motivée afin que la délégation puisse donner son avis. Si ce n'est pas possible, c'est le ministre qui doit avoir l'avis des syndicats. 
 
Les étudiants, sous contrat CDD,  pourront désormais et jusqu'à nouvel ordre être occupés 40 heures par semaine. 

ACTE II : MES SALARIES QUI NE PEUVENT PAS VENIR TRAVAILLER

SCENARIO I : LES SALARIES EN CONGES POUR RAISONS FAMILIALES EXTRAORDINAIRES

Le congé pour raisons familiales extraordinaires est un congé supplémentaire accordé aux parents dont l’enfant âgé de moins de 13 ans est scolarisé et concerné par les fermetures temporaires des structures d’enseignements. Ce congé est un congé supplémentaire qui vient s’annexer aux congés raisons familiales habituels. Sa durée est à l’heure actuelle inconnue mais se calquera sur la durée de fermetures des établissements scolaires. Lien du certificat ci-après. https://cns.public.lu/dam-assets/formulaires/cprf-covid/certificat-de-demande-pour-CRF-v5.pdf

  • QUI PEUT EN BENEFICIER ?

Le parent (salarié ou indépendant affilié au régime luxembourgeois de sécurité sociale) qui n’a pas d’autre possibilité de s’arranger autrement pour assurer la garde de son enfant âgé de moins de 13 ans. Les parents ayant un enfant entre 13 et 18 ans qui a le statut d’handicapé peuvent bénéficier de ce congé sans condition d'hospitalisation. Le congé ne profitera plus à ceux qui sont au chômage partiel à compter du lundi 30 mars. Si l'un des parents se trouve au chômage partiel, le deuxième ne pourra pas profiter du congé pour raisons familiales.

Les parents peuvent s’alterner dans la prise de ce congé pour raisons familiales

La CNS recommande que le parent qui exerce une activité stratégique au vu des circonstances actuelles, soit celui qui ne bénéficie pas du congé pour raisons familiales et qu’il soit pris par l’autre parent. 

  • QUELLE EST LA DEMARCHE ?

Chaque parent qui doit y avoir recours doit informer son employeur au plus vite par écrit ou à l’oral, en l’informant de la date de début de prise du congé ainsi que la durée prévisible.  

Il devra ensuite remplir et signé le formulaire spécial (un par parent si prise alternée), lien ci-après, le transmettre à l’employeur ET à la Caisse Nationale de Santé (cns-crf@secu.lu ou par voie postale). Dès lundi 30 mars, les intéressés devront réintroduire une demande sur Guichet.lu par un nouveau formulaire : https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-formulaires/coronavirus/conge-enfant-malade/conge-enfant-malade-fr.pdfCe nouveau formulaire doit être rempli et envoyé à l'employeur et à la CNS même si un formulaire précédent a déjà été envoyé. 

(NB : pas de date de début ni de fin sur le formulaire mais à communiquer impérativement à l’employeur – c’est l’employeur qui déclarera le décompte des jours réellement pris aux organismes de Sécurité Sociale) https://gouvernement.lu/dam-assets/documents/actualites/2020/03-mars/Certificat-de-demande-pour-CRF.pdf)  

  • LA PRISE EN CHARGE DE L’EMPLOYEUR 

La période du congé pour raisons familiales est assimilée à une période d’incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident. 

Pendant la durée de celui-ci, le salarié bénéfice de la continuation de sa rémunération à 100% versée par l’employeur. 

  • LA PRISE EN CHARGE DE LA CNS 

La Mutualité des employeurs rembourse à l’employeur/l'indépendant l’intégralité de la charge salariale globale (rémunération brute + charges patronales) versée pendant la période de continuation de la rémunération.

Ce remboursement se fait à condition que le congé pour raisons familiales ait été déclaré au moyen d’un certificat médical par le salarié à la caisse compétente et par l’employeur au Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS).  

A noter que le CCSS va procéder à la liquidation d’une avance sur les indemnités pécuniaires du congé pour raisons familiales extraordinaires, qui sera versée aux alentours du 15 avril 2020 (en temps normal déduction sur la facture de la mutualité en Mai). 

C’est-à-dire que le CCSS va envoyer aux employeurs visés un courrier avec un code d’accès à la plateforme en ligne, pour que celui-ci renseigne les informations nécessaires avant le 08 avril 2020 et puisse ainsi bénéficer d’un versement sur son compte bancaire société du remboursement des frais avancés dans le cadre des congés extraordinaires pris par ses salariés en Mars 2020. 

https://www.services-publics.lu/login/TAMLoginServlet?TAM_OP=cert_login&USERNAME=unauthenticated&ERROR_CODE=0x00000000&ERROR_TEXT=HPDBA0521I%20%20%20Successful%20completion&METHOD=GET&URL=%2Ffpgun-iep%2Fjsp%2Fdisplay_source_information.action%3FmainSourceCode%3DCCSS_GENERIC_MALADIE%26subSourceCode%3DMAL-CONGE-RAISON-FAM&REFERER=https%3A%2F%2Fguichet.public.lu%2Ffr%2Fentreprises%2Fressources-humaines%2Fconges%2Fsituation-perso%2Fconge-raisons-familiales.html&HOSTNAME=www.services-publics.lu&AUTHNLEVEL=5&FAILREASON=&PROTOCOL=https

 

SCENARIO 2 : LES SALARIES EN CHOMAGE PARTIEL 

Face à l’ampleur de la menace du COVID-19 et des répercussions tangibles sur la vie des entreprises et de leur salariés, le gouvernement a mis en place deux démarches procédurales spécifiques pour bénéficier du chômage partiel 

  • LE REGIME CHOMAGE PARTIEL « CAS DE FORCE MAJEUR / COROAVIRUS » - PROCÉDURE ACCÉLÉRÉE 
Face à l'employeur de la crise et ses répercussions sur la vie des entreprises et de leurs salariés, le gouvernement a souhaité mettre en place un régime de chômage partiel "cas de force majeure/ coronavirus" avec une procédure accélérée pour l'ensemble des entreprises qui ont dû arrêter complètement ou partiellement leurs activités suite à l'arrêté ministériel du 16 mars 2020 portant sur diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus et au règlement Grand-Ducal du 18 mars 2020 portant introduction d'une série de mesures dans le cadre de la lutte contre le Covid-19. 

L'entreprise qui recourt au chômage partiel en cas de force majeure s'engage à ne pas licencier de salariés pour raisons économiques tant que les décisions gouvernementales pertinentes durent.

L’entreprise, ou son mandataire, introduit la demande à travers un assistant en ligne disponible à travers leur espace professionnel de MyGuichet.lu. La personne qui introduit la demande a besoin d’un produit LuxTrust (p.ex. Token, Smartcard ou Signing stick) ou d'une carte d'identité électronique.

D'après les renseignements fournis par les entreprises, le système va distinguer 2 situations :
  1. Les entreprises qui demeurent ouvertes mais qui subissent néanmoins l’impact négatif du coronavirus. Leur demande sera transférée automatiquement au Secrétariat du Comité de conjoncture au ministère de l'Economie 
  2. Les entreprises qui ont dû arrêter complètement ou partiellement leurs activités suite à l’arrêté ministériel du 16 mars 2020 et au règlement grand-ducal du 18 mars 2020. Elles sont directement éligibles au chômage partiel dès la date de prise d'effet de la décision gouvernementale à l'origine de leur fermeture totale ou partielle.
Les demandes reçues par le secrétariat du Comité de conjoncture jusqu'au 27 mars 2020 par courrier, e-mail ou fax sont en cours de traitement. Vu le nombre très important de demandes reçues, ce traitement pourra durer jusqu'au 3 avril 2020.  Les entreprises dont la demande était incomplète et ne pourra donc pas être traitée seront contactées par l'ADEM pour introduire une nouvelle demande complète.

  • LA REMUNERATION DES SALARIES

Sont éligibles au chômage partiel les salariés en CDI ou CDD ou contrat d’apprentissage légalement employés par une entreprise luxembourgeoise, et affiliés sous le statut salariés auprès du CCSS, aptes au travail, âgés de moins de 68 ans et ne jouissant ni d’une pension de vieillesse ni d’invalidité. 

A l’inverse ne sont pas éligibles les indépendants et les intérimaires. 

Enfin les ASBL et les crèches seront traitées au cas par cas car en elles sont en principe non éligible. 

La prise en charge de l'Etat dans le cadre du chômage partiel se fera au minimum à hauteur du salaire social minimum. Aucun salarié n'aura moins de 2141,99 € bruts : Les employeurs doivent maintenir les rémunérations au moins égales au salaire social minimum. Donc, pour un salarié au salaire social minimum non qualifié, l'etat prendra en charge 100% dans le cadre du remboursement. 

Les entreprises dont la demande a été retenue bénéficieront du versement d'une avance basée sur le nombre prévisionnel de salariés ne pouvant pas exercer leur activité normalement. 

L'avance équivaut à 80 % des frais salariaux des salariés au chômage partiel. Le remboursement sera limité à 250 % du salaire social minimum pour non qualifiés âgés de 18 ans ou plus.

Après la fin du mois, l'entreprise doit effectuer un décompte détaillé mentionnant les heures réellement chômées et les sommes réellement dues par l’Etat. Au cas où l’avance aurait été plus importante que les sommes réellement dues par l'Etat, l'entreprise sera tenue de rembourser les sommes trop perçues.

L'entreprise doit renouveler sa demande chaque mois en se reconnectant à l'assistant Myguichet.lu.

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